汇报工作的四个层级

不汇报是职场发展的绊脚石中,提到过汇报的重要意义和不汇报的心理因素,实际上汇报只需要掌握一些技巧和方法,就很容易取得理想的结果。当然,不同情况下汇报的目的和方式是有差异的,具体可以根据PDCA循环的四个阶段进行:

汇报可以基于pdca四个阶段进行

计划

计划是工作开展的第一步,任何工作在进行前,都需要有一个明确的计划。很多时候我们不会对计划进行汇报,是因为我们对当前的工作没有计划,这是很可怕的状态,因为不进行计划,事情在最开始就没有处于可控的状态。

比如领导安排了一个工作,行动派会马上开始执行,这会导致可能造成老工作的延期,但可能老工作的优先级会比新任务要高得多;而思考派会记录下来,然后继续忙自己手头的事情。这种方式的问题在于,如果领导的任务优先级最高,那么按自己的理解来而不汇报,很可能无法达到领导的时间预期。

所以,首先确保自己对工作有一个完整的认识,这个事情是否很重要,期望多久解决。在这个基础上,我们需要制定一个基础的计划,什么时候,跟谁,怎么解决,尽快跟领导就这个计划进行一个汇报。当领导没有直接的安排时,自己需要就自己的周计划、月计划、季度规划进行及时的汇报,确保自己在“做对的事情”。对于每个人而言,时间是我们最宝贵的财富,对时间进行规划和安排,并确保与战略规划、战术方向和领导的思路保持一致,是工作卓有成效的先决条件。

执行

计划实施后,需要就执行的情况进行及时总结和汇报。通常在优先级低并短小精干的项目或任务中,并不需要就执行进行太精细的汇报,但当工作周期长,或工作优先级很高时,对执行过程情况的总结汇报就非常必要了。

对优先级高,重要性强的工作,需要高频率地就执行情况进行汇报。比如市场大会现场的跟进情况、产品上线前最后两小时的验收等;而计划在一周解决,优先级中的工作,可以每日汇报;对于计划一周以上或每周都要进行的日常工作,可以按周进行汇报。对执行的汇报,通常是过程汇报,目的在于确保一切都按计划进行,如果出问题,可以得到及时的沟通解决。

检查

检查汇报与执行汇报的区别在于:执行汇报强调“周期内做了什么”;而检查汇报强调“结果是否满足预期”。比如“本周项目完成了PRD,并通过了需求评审,进入了视觉设计阶段”属于执行汇报的范畴;而“PRD质量得分4,主要原因是UML逻辑出现错误”属于检查汇报的范畴。

通常,检查汇报的内容是“方案是否有效执行”、“目标是否已经达到”、“执行过程是否符合预期”等等,并不是只有质检部门才需要做检查,更不是只有上级会对下级做检查。我们需要对工作的结果进行诊断式检查,并且及时汇报,这样才能确保工作的结果“就是我们想要的结果”。

处理

经过了工作的执行落实和结果检查后,我们需要对工作进行一个总结性评价,并作出相应的处理。这个项目是好是不好,哪里好,如何发扬和激励;哪里不好,如何调整和改正;哪些系统化的建议,或者体系化的问题,需要公司层面推动一起解决?哪些是工具、方法、流程问题,需要培训和学习?还有哪些是计划没做好,下次可以考虑更加周全,或者更敏捷更适应变化?越是优秀的管理者,越需要花大量时间去“处理”工作的结果,而处理的思路和方案,显然也是汇报工作的重中之重。

总之,不同类型的工作,在不同阶段,汇报的内容和侧重点是完全不同的。单纯的执行者更强调就执行内容和检查内容进行汇报;而管理者通常需要侧重对计划和处理层进行汇报。当然这并非绝对的,优秀的员工通常是具有管理者特质的,他们知道汇报与工作本身一样重要,而计划于执行一样重要。

能否独当一面的关键,在于你能否把规划给落地,能否将模糊变清晰,能否化腐朽为神奇。规划不是计划,所以领导的规划通常是“想要达到什么目的”,而不会告诉你时间、资源、具体范围,这些是一个合格的管理者需要进行计划,并能够尽快就计划于领导进行汇报的,至于时间是否可变,资源是否可加,范围是否可砍,可以留给领导定义。注意规避以下错误:

  • 接到任务,自以为优先级最高就马上干,或自以为可以排队而拖着;
  • 指望领导给一个完美的计划,如果领导没说清楚时间,也没说要给资源,就以为不给时间,不给资源,然后觉得这领导是个SB而产生各种情绪;
  • 没能理解任务的目标,就计划任务的形式;
  • 觉得还没结果,就不汇报过程;
  • 有了结果,没有就好的进行总结,也没有就问题进行分析;
  • 遇到困难,先想用资源去解决,或先临时解决,而想不到用系统的方法从根本上解决;

汇报不是目的,沟通也不是目的,真正的目的在于通过理解目标,确保我们在做对的事情;同时通过计划和落实,把事情做对。一个人的思路毕竟是有限的,在视野高度有限,规划理解有限的情况下,看多少竟品,做多少调研,很多时候都不如先把想法和思路进行一个汇报,如果我们能站在别人的肩上,为什么还非要从刀耕火种开始?别自以为领导会嫌你烦,嫌你能力低,如果”你的汇报多”真的能够恶心到了领导,只说明这领导能力太低。果断炒了他,跟个对的人吧,你还年轻,有的是机会:)

 

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